So viele Firmen arbeiten tatsächlich papierlos

E-Mails statt Briefe, Screensharing statt Ausdrucke, Cloud-Ablagen statt Aktenschränke – immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier. Fast jedes siebte Unternehmen (15 Prozent) arbeitet inzwischen komplett papierlos. Das sind fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren (8 Prozent).

Weitere 24 Prozent arbeiten derzeit nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert, vor zwei Jahren waren es noch 34 Prozent. 38 Prozent der deutschen Unternehmen bearbeiten noch etwa die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. 2022 waren es 33 Prozent. Bei 14 Prozent laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab (2022: 18 Prozent), bei 6 Prozent sogar nahezu alle (2022: 4 Prozent). Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 1.100 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland befragt wurden.

Auslaufmodell Briefpost

88 Prozent der Unternehmen gaben in der Untersuchung an, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen. Während 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) häufig oder sehr häufig Briefe verschickte, sind es inzwischen nur noch 40 Prozent. Es werden auch weniger Faxe verschickt: Häufig oder sehr häufig faxen noch 30 Prozent (2022: 40 Prozent). „Jedes zehnte Unternehmen hat sich in den letzten beiden Jahren weitgehend vom Fax verabschiedet“, betont Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder.

Das Smartphone hat sich in den Unternehmen mittlerweile als Standardgerät etabliert. 90 Prozent nutzen es häufig oder sehr häufig für die geschäftliche Kommunikation, 2022 waren es 83 Prozent. Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste (61 Prozent, 2022: 51 Prozent). Auch Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) oder soziale Netzwerke (39 Prozent, 2022: 36 Prozent) legen leicht zu.

Videokonferenzen werden hingegen seltener abgehalten. Noch 65 Prozent nutzen häufig oder sehr häufig Videokonferenzen, 2022 waren es 72 Prozent. „Nach dem Hoch der Online-Meetings während der Corona-Pandemie setzen einige Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Treffen im Büro. Grundsätzlich ist die Videokonferenz aber gekommen, um zu bleiben – sei es, um dem Wunsch nach Home-Office zu entsprechen, als kostengünstige Alternative zu Dienstreisen oder als Upgrade von traditionellen Telefonkonferenzen“, so Rohleder.

Prozessdigitalisierung

An die Stelle von papierbasierten Prozessen treten digitale Tools, ohne die heute kein Unternehmen mehr auskommt: 100 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein, um zum Beispiel auf Dokumente zuzugreifen oder Kundendaten zu verwalten. Vor zwei Jahren waren es 98 Prozent.

So nutzen inzwischen 84 Prozent der befragten Unternehmen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM), was unter anderem eine digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglicht (2022: 76 Prozent). Einen deutlichen Zuwachs gab es bei digitalen Lösungen für das Customer-Relationship-Management (CRM): 9 von 10 Unternehmen (91 Prozent) nutzen eine CRM-Anwendung zur digitalen Verwaltung von Kundendaten (2022: 77 Prozent). Fast alle (98 Prozent) setzen zudem Enterprise Ressource Planning (ERP) ein, also Anwendungen für das Management von Ressourcen wie Materialien, Finanzen oder auch Personal (2022: 95 Prozent).

In vielen Unternehmen wird auch die Automatisierung vorangetrieben: So gibt es zum Beispiel in 35 Prozent der befragten Unternehmen Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen, vor zwei Jahren waren es erst 25 Prozent. Auch das Workflowmanagement zur Automatisierung von Freigaben und anderen Verwaltungsprozessen verzeichnet mit 30 Prozent Zuwachs (2022: 20 Prozent). Dabei hat sich der KI-Einsatz bei einzelnen Aufgaben innerhalb der Prozessautomatisierung von 3 Prozent in 2022 auf 16 Prozent verfünffacht.

Einsatz von KI

Künstliche Intelligenz werde bei der Verbesserung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen eine immer größere Rolle spielen – und das über alle Unternehmensbereiche hinweg, so die Studie weiter. Ganz vorne stehe hierbei die Logistik: Hier nutzen oder planen bereits 30 Prozent der befragten Unternehmen den KI-Einsatz. Im Kundenservice und Vertrieb sind es 27 Prozent, jeweils 25 Prozent in den Bereichen Produktion und Projektentwicklung sowie Buchhaltung, Finanzen und Controlling. Aber auch in der Personalabteilung, beim Marketing oder Einkauf wird KI schon eingesetzt oder der Einsatz geplant.

Die meisten der Befragten beobachten erhebliche Effekte durch die Digitalisierung ihrer Prozesse: 80 Prozent sehen, dass Geschäftsvorgänge automatisch funktionieren, in 76 Prozent steigt die Transparenz, drei Viertel (75 Prozent) können so Compliance-Vorgaben besser erfüllen. 7 von 10 Unternehmen berichten über zufriedenere Kundinnen und Kunden (70 Prozent). Bei der Datensicherheit zeigt sich hingegen ein uneinheitliches Bild: In 48 Prozent der befragten Unternehmen ist die Datensicherheit durch die Digitalisierung gestiegen, in 8 Prozent hat sie hingegen abgenommen.